Guida all'ERP Cloud

In questa pagina ti proponiamo una piccola enciclopedia dell’ERP Cloud: cos’è? Da dove deriva? Che tecnologie usa? Che vantaggi ha? Come è strutturato? Come si installa?

Insomma, tutto quello che ti serve sapere per decidere in maniera consapevole ed informata se ti serve un ERP Cloud e come è meglio progettarlo ed implementarlo nella tua azienda.

Cos’è un ERP Cloud?

Per prima cosa: cosa significa E.R.P. e da dove deriva?

Questo acronimo è nato negli anni ’90 negli Stati Uniti, assieme a questo tipo di software, e sta per “Enterprise Resource Planning” cioè “Pianificazione delle Risorse d’Impresa” in italiano. Un software ERP è dunque un programma che supporta la pianificazione, le attività e il controllo di tutte le risorse aziendali.

Inoltre l’ERP non è propriamente un software, ma è un insieme di software, detti moduli, ognuno creato per una specifica funzione aziendale. In questo modo ogni azienda sceglie come assemblare il proprio ERP scegliendo tra i moduli messi a disposizione dal produttore.

L’ERP lavora poi su un unico database che contiene tutte le informazioni aziendali e le condivide con tutti i moduli i quali, a loro volta, comunicano al database le informazioni aggiornate in base alla gestione ed agli eventi aziendali.

La vera forza dell’ERP non è tanto il numero di funzionalità del singolo modulo, ma quanto i moduli sono integrati fra di loro.

Differenza tra ERP e gestionale

Spesso ci si confonde tra Software ERP e Gestionale, ma non sono la stessa cosa.

Un ERP, perché lo si possa chiamare così, è caratterizzato da un vero e proprio “paradigma ERP”:

Unicità dell’informazione, ovvero è presente un’unica base di dati per condividere le informazioni in tutta l’azienda;
È esteso e modulare, cioè l’ERP è strutturato in modo da coprire tutte le funzioni aziendali, ciascuna con il proprio modulo dedicato: di fatto l’ERP diventa il “sistema nervoso” dell’azienda, la quale si limiterà ad attivare e ad utilizzare solo i moduli che servono per la gestione dell’attività che svolge, “personalizzando” la propria suite ERP;
È caratterizzato da prescrittività. Ciò vuol dire che è l’ERP, una volta progettato ed implementato in tutti i vari moduli, a definire il modo di operare nei processi aziendali e nella gestione dell’informazione, e, di riflesso, determina anche i modi in cui “non operare”;
Un gestionale tradizionale lavora fondamentalmente per funzioni, un ERP lavora per processo (definito con la parametrizzazione);
Un ERP permette di standardizzare i processi e gestirli da un’unica consolle centralizzata.

Dunque, l’ERP è modulare e si adatta al tipo di business già dalla composizione e dalla progettazione della suite con tutti i moduli necessari.

Il software gestionale ha invece una struttura “fissa” e “non-adattabile”, detti moduli, ognuno creato per una specifica funzione aziendale. In questo modo ogni azienda sceglie come assemblare il proprio ERP scegliendo tra i moduli messi a disposizione dal produttore.

L’ ERP diventa parte integrante dei flussi organizzativi dell’azienda.

Differenza tra un ERP Cloud e un ERP tradizionale

Questa differenza è la stessa che c’è fra un qualunque software tradizionale ed un software cloud, ma per un ERP è ancora più significativa.

Un ERP tradizionale deve essere installato, manutenuto ed aggiornato periodicamente a spese dell’azienda. Necessita quindi, presso le varie sedi dell’impresa, di server e terminali, i quali a loro volta necessitano di manutenzione e di ricambi. Ed oltre a ciò, anche lo stesso software deve essere aggiornato due o tre anni, e questi aggiornamenti sono spesso nuove versioni del software e quindi a pagamento.

Un ERP Cloud, erogato in modalità SaaS (Software as a Service), è invece fornito come servizio via internet e dunque si aggiorna automaticamente, senza dover cambiare versione del software. Non necessita di particolari infrastrutture IT all’interno dell’impresa (i server sono infatti forniti da chi offre il servizio) e garantisce i migliori standard di sicurezza ed esperienza d’uso.

Quali sono i vantaggi di un ERP e di un ERP SaaS?

I vantaggi degli ERP.

Maggiore efficienza operativa, con risparmi di costo e maggior controllo sulla gestione aziendale.
Maggiore efficienza del flusso di attività: ciascun processo è progettato per minimizzarne la durata ed il numero di operazioni.
Migliore gestione del personale, che può essere allocato con più efficienza a più mansioni e può essere valutato sulla base di risultati certi e misurabili.
Unicità della piattaforma e della base dati, che implica un governo integrato dell’impresa, anche se multi-sede o multinazionale.
Migliore capacità decisionale: l’accesso immediato e organizzato a tutte le informazioni sulla gestione e sui fatti aziendali permette al management di prendere decisioni coscientemente e rapidamente.
Riduzione dei costi di approvvigionamento e di logistica.

Ormai, nessuna grande impresa può fare a meno di un ERP, e questa necessità si sta facendo sentire sempre più anche per le aziende di minori dimensioni.

Gli svantaggi degli ERP tradizionali.

Un ERP tradizionale può richiedere tempi lunghi di implementazione, anche superiori ad un anno, ed inoltre ha spesso costi molto elevati: una multinazionale spenderà anche centinaia di migliaia di euro per il proprio ERP.

Questo tipo di ERP tradizionale è chiaramente fuori dalla portata delle imprese più piccole, che prima dell’avvento del Cloud si potevano permettere solo un software gestionale e, dunque, un sistema fisso, immodificabile e limitato alla funzione amministrativa.

I vantaggi del Cloud/SaaS (ed i motivi del suo successo).

Unendo un ERP con la tecnologia Cloud ed erogandolo in modalità SaaS si risparmiano tantissimi costi e tempi, così che il software diventa molto abbordabile e conveniente anche per PMI.

Dopo la valutazione dei moduli e la configurazione, è subito operativo!

Infatti, con un ERP Cloud/SaaS:

Risparmi sui costi del software: le licenze dei software ERP cloud sono quasi sempre a buon mercato rispetto agli ERP tradizionali.
Risparmi sui costi delle macchine: il server non serve visto che il servizio è offerto via internet.
Riduci le incombenze per la sicurezza del tuo ERP: il tuo database è al sicuro in una server farm, protetto dalle migliori tecnologie e con tutti i backup.
Riduci i costi IT in pratica puoi utilizzare il prodotto ERP Cloud/SaaS senza affrontare i costi e l’impegno di un CED (Centro Elaborazione Dati) interno all’azienda.

Tutto ciò senza rinunciare a nessuno dei vantaggi degli ERP tradizionali: la suite è la stessa, cambia solo il modo in cui usufruisci delle sue potenzialità.

Come è fatto un ERP Cloud?

Un ERP Cloud si divide in suite, moduli, funzioni.

La suite

È il sistema informativo che si implementa in azienda, personalizzato e composto dai moduli scelti dal management in base alle esigenze specifiche.

I moduli

Sono applicazioni software che gestiscono uno specifico processo d’impresa, ad esempio Contabilità Generale, Magazzino e Logistica, Gestione Commesse, Customer Relationship Management ecc..

I moduli si distinguono in due categorie: ERP Core e ERP Extended.

I Moduli ERP Core si dividono in:

Moduli core settoriali per le attività aziendali primarie (ad esempio Pianificazione della Produzione, Magazzino e Logistica, Controllo della Produzione, Pianificazione della Distribuzione ecc.).
Moduli core intersettoriali istituzionali (Amministrazione, Risorse Umane, Project Management).
Moduli core intersettoriali direzionali (Pianificazione Strategica e Controllo di Gestione).

I Moduli ERP Extended sono invece relativi a:

SCM o Supply Chain Managemen , per la gestione della logistica.
E-Procurement, per l’acquisizione di materie prime, merci e servizi.
CRM o Customer Relationship Management, per la gestione dei clienti.
Portale Aziendale.

Le funzioni

Ogni singolo modulo contiene poi una serie di funzioni specifiche e ciascuna funzione corrisponde ad una singola attività del processo gestionale del modulo che la ospita.

A chi serve un ERP Cloud e SaaS?

Un ERP Cloud e SaaS può tornare utile a piccole, medie, grandi imprese che richiedono gestire uno o più complessità aziendali.

Per complessità aziendale intendiamo ad esempio:

un processo composto da molte attività che devono essere rispettate con rigore da qualunque operatore;
una azienda con più sedi, uffici, magazzini o punti vendita, che necessita di un flusso di informazioni sincronizzato;
una azienda con molti dipendenti e molti team, i quali devono avere accesso alle stesse informazioni in modo condiviso e/o sequenziale;
una azienda che comunica con una moltitudine di fornitori.

Come si può immaginare, le grandi imprese devono disporre di un ERP per necessità: la complessità dei processi aziendali di una grande impresa non può essere gestita in altro modo.

E le PMI lo devono avere per distinguersi e per crescere: una piccola impresa, infatti, può anche andare avanti senza un ERP (utilizzando un semplice gestionale o andando avanti con un flusso di attività non controllato) ma al costo di gravissime inefficienze, della perdita di opportunità, del sostenimento di costi evitabili e, in particolare, condannandosi a rimanere ferma, a non crescere e a non evolversi.

Per le piccole imprese una gestione efficiente è una leva concorrenziale, visto che riduce i costi e gli sprechi, dando maggiori margini di manovra per attaccare le imprese concorrenti che, se non hanno un ERP, sono più inefficienti, più statiche e più lente a rispondere ai mutamenti concorrenziali del mercato.

Come si installa un ERP Cloud in azienda

I passi necessari ad istallare un ERP Cloud in azienda sono i seguenti:

Si scelgono i moduli necessari e li si configura rivolgendosi direttamente al servizio di assistenza clienti.
Li si personalizza, se necessario, per le specifiche esigenze aziendali.
Una volta attivata la suite, ci si connette all’ERP già pronto all’uso via internet, senza bisogno di installazioni od altro.

Quindi, in realtà, non serve installare in locale nessun software ! Si inizia ad usare l'ERP Cloud in tutte le sue potenzialità.

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