Come organizzare il personale della tua azienda.
Molti dei piccoli imprenditori con cui mi confronto dicono sempre che i loro collaboratori sono in pratica una seconda famiglia. Se ci pensi, spendi con loro probabilmente più tempo di quanto tu ne spenda a casa: perciò, a maggior ragione, è fondamentale creare un ambiente di lavoro costruttivo, sano e positivo.
Questo farà star bene e motiverà i tuoi dipendenti e, di conseguenza, farà star meglio anche te: l’unico modo per essere davvero contenti e soddisfatti è infatti stare in mezzo a persone contente e soddisfatte. Questo è il tuo obiettivo.
Per far funzionare il tuo negozio o la tua piccola azienda, tieni sempre a mente che i tuoi dipendenti sono un patrimonio, che va coltivato e gestito bene perché renda, sotto tutti i punti di vista.
Perché gestire male i dipendenti ti fa perdere denaro.
Se gestisci male il personale, non lo motivi, lo tratti male dal punto di vista umano e finanziario puoi davvero perdere molti clienti e molte opportunità di business. Si possono fare un po’ d’esempi:
- Un collaboratore poco motivato lavorerà meno, farà più pause, alla chiusura scapperà a casa, lavorerà con meno voglia;
- Se un dipendente non è contento i primi ad accorgersene saranno i tuoi clienti: un modo di fare scontroso farà passare la voglia di comprare a chiunque;
- Un dipendente che non tiene al lavoro che fa non si farà problemi a cambiarlo, e si dimetterà senza o con poco preavviso, lasciando a te il problema;
- Un collaboratore che non ti apprezza parlerà male di te ai suoi amici e conoscenti, che potrebbero essere dei potenziali clienti.
- E così via, sicuramente ne sai trovare più di me…
E troviamo tutti questi potenziali problemi senza neanche considerare comportamenti veramente scorretti: sabotaggi, denunce ingiustificate, furti e così via.
Se c’è una verità è che trattare bene i tuoi dipendenti conviene prima di tutto a te come imprenditore e da un punto di vista puramente finanziario. Oltre a questo c’è da considerare che probabilmente vorrai vivere in un ambiente dove sei ben visto e dove nessuno ti odia e ti disprezza…
Come gestire il personale di una piccola impresa.
Ci sono tre regole d’oro per gestire bene il personale di una piccola impresa, che non sono le stesse che dovranno applicare FIAT e Microsoft, e che, per fortuna, sono un po’ più semplici:
- I tuoi dipendenti non devono mai annoiarsi, non devono mai stare al lavoro a girarsi i pollici: è una cosa frustrante;
- Ciascuno deve fare le cose che gli riescono meglio perché non riuscire bene in quel che si fa è demotivante: fondamentale sarà dunque una distribuzione ottimale dei compiti, anche se siete in pochi;
- Fai crescere i tuoi collaboratori e le loro competenze, il che non significa che tu debba mandarli a fare 3000 corsi di aggiornamento e altrettante certificazioni. Questo elemento può esserci ma non è fondamentale, il tuo obiettivo è creare un ambiente di lavoro che premi il miglioramento e la trasmissione delle competenze da chi ha più esperienza a chi ne ha meno, da chi sa fare meglio una cosa a chi ne sa fare meglio un’altra.
Se riuscirai a raggiungere questi tre obiettivi migliorerai sia il tuo benessere personale, sia il benessere delle casse del tuo negozio o della tua impresa.
Un metodo concreto per gestire il personale e pianificare le attività.
Per prima cosa bisogna “schematizzare” le attività, i tempi e le competenze dei tuoi collaboratori così da avere i mattoni con cui costruirai l’organizzazione della tua azienda.
L’osservazione che molti fanno è che “non si può pianificare tutto” o che “non sai mai cosa ti chiede un cliente quando entra”, ed è verissimo. Per questo ti indicherò un metodo che tiene conto anche di questo problema.
PASSO 1: L’elenco delle attività
Identifica tutte le attività che avvengono nel tuo negozio, tutti i servizi che offri, tutti i compiti che qualcuno deve svolgere e assegna loro un titolo. Per farlo immagina una giornata tipica, tua e dei tuoi collaboratori, dall’apertura alla chiusura, e annotati i titoli come se scrivessi un diario.
PASSO 2: La suddivisione in due gruppi
Classifica le attività che hai identificato in due gruppi:
- le “attività prevedibili”, cioè quelle attività che non rischiano imprevisti, che sono facili da quantificare e che spesso sono di routine.
- le “attività non prevedibili”, cioè quelle attività che sono più difficili da misurare, magari perché abbiamo a che fare con altre persone o perché sono troppo complesse per essere pianificate.
Se hai un dubbio su dove collocare una attività, prova a porti queste domande:
- L’attività ha una durata più o meno fissa?
- Decido io quando inizia?/So a che ora si verifica quella attività?
- L’attività si sviluppa e finisce sempre allo stesso modo, o ci possono essere molti esiti?
Se le risposte sono più SI, è una attività prevedibile, se le risposte sono più NO, è una attività non prevedibile.
PASSO 3: Tabella attività prevedibili
Ora prendi il foglio con le attività prevedibili, e per ognuna di queste indica:
- la priorità (da 1 a 5, quanto è importante per il successo della tua azienda?);
- la durata dell’attività;
- la frequenza (una volta al mese, ogni giorno, ogni lunedì, ogni ora, etc.);
- la persona che se ne deve occupare (tu o un tuo collaboratore).
Otterrai così la tabella delle attività prevedibili.
PASSO 4: Tabella attività non prevedibili
Ora prendi il foglio con le attività non prevedibili, e per ognuna di queste indica:
- la priorità (da 1 a 5, quanto è importante per il successo della tua azienda?);
- la persona che se ne deve occupare (tu o un tuo collaboratore).
PASSO 5: Pianificazione
Ora che hai le tabelle, puoi costruire il tuo calendario per la pianificazione: prepara una tabella con 7 colonne, una per ogni giorno della settimana. Comincia ad assegnare in ogni giorno i titoli delle varie attività. Se c’è un conflitto o una sovrapposizione puoi usare il voto che hai dato alla priorità: vince la priorità più alta, e sposti altrove l’attività meno prioritaria.
In questo modo costruisci il tuo piano aziendale che tu e i tuoi collaboratori adotterete, per lavorare con il massimo coordinamento e il minimo spreco di tempo e risorse!
CONCLUSIONI
Ricordati che una azienda con 100% attività prevedibili e 0% attività non prevedibili funzionerà come un orologio svizzero, e tu riuscirai più facilmente a governarla verso il successo.
Una azienda con 0% attività prevedibili e 100% attività non prevedibili sarà fonte di stress e sarà più vulnerabile alle difficoltà del mercato.
Naturalmente la tua azienda sarà nel mezzo di questi due casi estremi.
Ma il tuo obiettivo di imprenditore è cercare tutti i metodi e gli strumenti possibili per ottenere la massima percentuale di attività prevedibili, cioè attività ben organizzate e sotto il tuo controllo. Così la tua azienda potrà crescere e migliorare in modo sostenibile.
Questo che ti abbiamo presentato è un metodo valido ma un po’ grossolano per organizzare la tua impresa. In realtà oggi esistono dei programmi più raffinati, studiati apposta per migliorare la gestione della tua impresa e semplificarti il lavoro di organizzazione. Se vuoi saperne di più, scopri l’ERP che PMICloud ti propone.
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